一流ビジネスパーソンの効率的「スキマ時間」の使い方

この記事でご紹介する内容は以下の3点です。

• 移動中やアポイント前の時間を活用しましょう
• 確認や返事待ちの時間を活用しましょう
• 空いた時間の長さによって、どんな仕事を済ませるかを決めましょう

ビジネスパーソンに移動やアポイント、連絡や返事待ちの時間はつきものです。これらの「スキマ時間」にどう行動するかによって仕事の進め方は大きく変わります。

一流のビジネスパーソンはスキマ時間も無駄にはしません。今回の記事では、シーン別のスキマ時間の活用方法をご紹介していきます。

効率的スキマ時間活用法：移動中やアポイント前

アポイント前の時間の使い方を意識

アポイント先への移動中や、アポイントとアポイントの間の時間の使い方は、外出する機会の多いビジネスパーソンにとっては重要です。

一人で行動している場合には、移動中やアポイント前の時間の使い方次第で生産性が大きく変わります。一流のビジネスパーソンはスキマ時間を活用して、できる仕事はその場で終えてしまいます。

外出先でダラダラ過ごし、帰社後に仕事をするのはスマートではありません。そこでどのようなスキマ時間の活用法があるのかをご紹介していきましょう。

移動中

近隣のアポイント先に電車で移動している場合には、5分や10分程度のスキマ時間が生まれます。そのような場合にはあまり時間のかからないメールチェックや今日のToDoの見直し、日報の作成などすぐに完了する仕事や、帰社後の仕事の下準備をすると良いでしょう。

帰社後に資料作成を行ってメールで送信する仕事がある場合には、作成後に送るメールの下書きと文面作成だけはスキマ時間に済ませておく。営業日報がある場合にはテキストで報告事項の概要をまとめておく。といった事も有効です。


車で移動している場合には、車のハンズオフ機能やハンズフリーのヘッドセットを使って電話連絡を済ませておくとその後の仕事をスムーズに進めることができます。

アポイント前

アポイントまでに時間がある場合、カフェなどで時間を過ごすか相手先の会社の前で待機しているかの2つの選択肢があります。30分以上の時間があるのであれば、落ち着いて作業ができる環境に移動しても良いでしょう。

アポイント前に時間があるのであれば、訪問後の商談の流れを確認したり資料を作成する事も可能です。また帰社後に対応しようと考えていたタスクもその場で行うことができます。

そのためにも30分程度のスキマ時間ができた場合に備えて外出先で作業ができる準備をしておきましょう。セキュリティの厳しい会社でも、テキストを入力して思考を整理することは可能です。帰社後の仕事を減らすためにも積極的にスキマ時間を活用しましょう。

ビジネス効率化：確認や返事待ち

スキマ時間の活用方法

仕事を進める上では上司や顧客に確認を行い、返事があってから進めることができる仕事もあります。連絡待ちで手持ち無沙汰になってしまった際に、どんなスキマ時間の活用ができるのかをご紹介していきましょう。

レスポンスがあった後の準備

確認や返事待ちのタイミングで行うと良いのは仕事を進めることができるようになった場合の準備です。ある程度、仕事を進める許可がでる見込みが立っているのであれば支障の出ない範囲で仕事の準備を行い、許可が出たタイミングですぐに動けるように準備しておきましょう。

仕事の質を高められるかどうかは、準備をどれだけしっかり行うかにかかっています。確認が終わったらスムーズに仕事を開始するための準備にスキマ時間を充てるのも良いでしょう。

事務処理の時間に充てる

準備が終わっても時間が余るようであれば、普段はなかなか手をつけられない事務処理の時間に充てると良いでしょう。例えば経費精算などの事務処理は普段の仕事の中では優先順位が下がりがちなので、このようなスキマ時間を活用して対応しておくと良いでしょう。
また書類の整理や、PC内の余分なデータを整理するのも生産性を向上させるために有効です。

ビジネス効率化：空いた時間別のおすすめ作業

空いた時間の活用術

最後に、仕事を進める上で「時間が空いてしまった。何をしようか」というタイミングになったとき、どんな作業を進めると良いのかをそれぞれご紹介していきます。

5分程度のスキマ時間ができたら

5分程度のスキマ時間ができた場合は、以下のような作業をおすすめします。

・メールの確認
・メールのタイトルと冒頭部分の作成
・ToDoのチェック
・タスクの追加
・今日〜明日のスケジュール確認
・シュレッダーにかける書類と残しておく書類の仕分け
・優先度の高い電話

10分程度のスキマ時間ができたら

10分程度のスキマ時間ができれば、以下のような作業をおすすめします。

・日報の項目作成
・資料の確認
・優先度の低い電話
・机や働く環境の整理

20分程度のスキマ時間ができたら

20分程度のスキマ時間ができると、かなり色々なことができます。

・次の仕事の準備
・企画書の修正
・日報や報告書の作成
・経費精算などの事務処理
・机にある書類やPC内のデータの整理

効率的な時間の使い方をマスターしよう

スキマ時間を意識しよう

「スキマ時間」は、意識しないと見えてきません。なぜなら、近年はスマートフォンの発達によってスキマ時間ができた瞬間にスマートフォンを開いてインターネット検索やSNSの閲覧、ゲームなどを行なってしまうからです。

仮に1日30分のスキマ時間があるのであれば、1週間で2.5時間、1ヶ月で10時間のスキマ時間があることになります。これだけの時間があれば、様々な仕事を進めることが可能です。

スキマ時間を計測してみる

自分のスキマ時間がどれだけあるかを計測してみるだけでも時間の使い方を見直す良いきっかけになります。
まずは手が空いた時間を計測し、自分が浪費してしまっている時間を認識することから始めてみるのも良いでしょう。

スキマ時間を活用し、効率的な時間の使い方をマスターすることで一流ビジネスパーソンを目指していきましょう。