一流の営業マンに学ぶ、営業日報の書き方。成果をあげる日報作成術

営業なら必ず作成する営業日報。この日報作成とどう向き合うかで営業の成果が大きく変わってくるのですが、そのことに気づいている営業マンは多くありません。

日報と向き合うと、日々の業務の振り返りや売上目標を達成するために必要な情報が何なのか気づくことができ、成約率の向上につながります。

そこで、今回の記事では日報作成の意義と成果の出る日報作成術をご紹介していきましょう。

この記事でご紹介する内容は以下の3点です。

営業日報を作成する目的は？

営業マンの基本的な業務である営業日報の作成はなぜ行うのでしょうか。この章では日報を作成する目的をご紹介していきます。

上司と状況を共有する

日報作成する1番の目的は、上司との情報共有です。
営業日ごとに、どの顧客を訪問してどんな商談をして成約の見込みがあるのか。またどうやって次のアプローチを行うのかなど、今後の営業活動に繋げるための情報共有を行います。

新人でもない限り、上司があなたの行動を全て把握することありません。日報を活用すること動向を共有すると、上司もあなたのサポートが行いやすくなります。

また日報は直属の上司だけでなく、さらに上位の上司や営業部門の取締役が目を通すこともあります。特に会社にとって重要な商品やクライアントを任されている場合には多くの上司が日報を見てあなたの仕事ぶりを判断します。

大きな仕事は、日々の小さな業務を積み重ねることができる人材に任されます。「たかが日報」と思わずに自分をアピールするための一つの方法と考えて向き合うようにしましょう。

自分の仕事を振り返り、成長のきっかけを掴む

営業の仕事は、日々変化する顧客や市場の動向に対応していかなければなりません。1つの仕事が終わっても、すぐに次の仕事が舞い込んでくることから、なかなか自分の仕事を振り返る機会を持つことができません。

しかし日報を作成する習慣がついていると、日々の自分の仕事を客観的に振り返ることができます。
どんな商品をどんなトークで紹介したのか。その時の顧客の反応はどうだったかなどを毎日振り返ることで営業のスキルを磨き続けることができるのです。

元メジャーリーガーのイチロー選手も、1日の最後にその日のバッティングはどうであったかを振り返る習慣を持っていました。
日報を作成することで1日の振り返りを行う習慣を身に付け、成長するためにどんな準備やトークが必要なのか考える時間を作りましょう。

日報には何を書けば良い？

多くの会社では、営業日報のフォーマットが定められていますが、内容については営業マンの裁量に任せられている場合が大半です。この章では日報に何を書いていけば良いのかご紹介していきます。

日報に記載する内容

営業日報は上司と営業状況を共有する資料です。従って営業の状況が一目でわかるような日報を作成する必要があります。

具体的には、1日の訪問先と簡単な商談内容・紹介した商品の内容・提出した見積もりの数量や金額を記載します。

また顧客の反応や競合の提案状況、クロージングの時期を記載し、次のアクションをいつ、どのように起こすのかを記載しておきましょう。

日報作成のポイント – 成果に繋がる

これまで日報の重要性や、書き方についてご紹介してきました。この章では、一流の営業マンが日報作成するときに意識している日報の作成方法をご紹介していきます。

5W1Hを意識する

時間をかけてダラダラと長い文章を作成すれば良いというものではありません。一流の営業マンは時間を無駄にしないので、日報は長くても10分以内に心がけましょう。1日3社を訪問したのであれば1社あたり3分ほどで営業の内容を報告します。

そして日報を作成するときには、内容を簡潔・正確に伝えるために5W1Hを意識しましょう。

5W1Hとは
・When（いつ）
・Where(どこで)
・Who（誰が）
・What(何を)
・Why（なぜ）
・How（どのように）
の略称で、多くの日報では「いつ」「どこで」「誰が」はフォーマット化されています。
残りの「何を」「なぜ」「どのように」を具体的に記載するように心がけましょう。

見積もり提出や金額交渉など具体的な商談に入っている場合には、下記の2つのHも追加して日報を作成すると、更に具体的な報告ができます。

・Howmany（どのくらい）
・Howmuch（いくら）

上司もダラダラとした日報は読みたくありません。要点を簡潔にまとめた日報を作成して時間を節約し、その上で十分な情報を記載することを心がけ、効率的に作成しましょう。

ファクトベースで記載する

日報作成でありがちなのが、自分の希望や推測と事実を混同して記載してしまうことです。
普通の営業マンはつい訪問結果を良く見せたいと考えて「前向きに検討している」などと記載してしまいます。

しかし、これでは「いつ」「どれほどの確度で決定するのか」「顧客の意思決定を阻む要素は何なのか」が明らかになりません。

商品の提案を行ったのであれば、提案を受けた顧客の動向についてファクト（事実）ベースで必要な情報を記載しましょう。具体的には以下のような項目です。

・担当者はどう考えているか
・競合他社の提案状況はどうか
・競合他社に比べて有利か不利か。その理由。
・意思決定者は誰か
・結論はいつ・誰が・どうやって出すのか
・今後取れるアクションは何か

このように、ファクトベースで日報を作成する習慣がつくと、営業の時にも効果的なヒアリングができるようになります。
例えば、多くの営業マンは見積もりを出すことで満足してしまい、いつ・誰が意思決定をするのかを聞かないままに時を費やしてしまいます。結果的にクロージングの時期を誤り、他者に契約を奪われてしまいます。

一流の営業マンは、誰が意思決定を行うか把握し、意思決定者は商品の数量や利用期間を増やせば喜ぶのか。値引きをすれば喜ぶのか。他の商品をサービスすれば喜ぶのかを把握しています。

意思決定者の好みは営業マンでなければ把握することはできません。意思決定者の好みによって商品の提案方法を自在に変えることで、成約を高い確率で獲得することができるようになるのです。

そのためには、顧客の情報を集める習慣をつけることが必要なので、ファクトベースで日報を作成する習慣付けを行いましょう。

営業日報、スミタイ向上委員長のまとめ

日報は上司への報告用のツールとしてだけでなく営業スタイルやトークの振り返り、より深く顧客の情報を把握するためのツールとしても活用することができます。

一般的な営業マンは日報作成を面倒がって当たり障りのない内容を記載しますが、それでは自己成長に繋がりません。

日報作成は営業マンにとって素振りや筋トレのようなものです。日々の積み重ねによって洞察力や提案力を高めていくためにも、まずは質の高い日報を作成できるように意識を変えていきましょう。

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