「初対面の顧客との関係構築がスムーズに進まない」
「一流のビジネスパーソンがアポイント取りで注意している点は何だろう」
商談をスムーズに進めるためには、商談の場だけではなくアポイント取りから工夫していく事が大切です。1週間や1ヶ月のうちに営業活動ができる時間は限られているため、ひとつひとつのアポイントで効果的な商談ができるかどうかが成果を左右するといっても過言ではありません。
そこで今回は、一流ビジネスパーソンがどんな点に工夫しながらアポイントを取っているかを紹介し、効果的なアポイントにするための注意点を紹介していきましょう。
この記事でご紹介する内容は以下の3点です。
- アポイントの取り方は大きく2つ
- 効果的なアポイントを取るメリット
- 効果的なアポイントを取るための方法
Contents
営業アポイントの取り方は大きく2つ
アポイントの取り方は大きく分けて「電話」と「メール」の2点あります。それぞれの特徴について解説していきましょう。
電話でのアポイント
最もポピュラーなアポイントの取り方が電話によるアポイントです。顧客に連絡をかけて訪問可能な日程を調整し、アポイントを取り付けます。その場でアポイントが決まることから、最もスピーディーな方法といえるでしょう。
メールでのアポイント
メールを使ったアポイントも比較的多用されます。特にアポイントを取る顧客が多忙な場合には、電話よりもメールの方が連絡が取りやすい場合にはメールの方が効果的です。ただし、電話であればその場でアポイントが決まることが多いですが、メールの場合は何度かやり取りをする必要があるため、電話に比べるとアポイントを取るまでに時間を要します。
効果的なアポイントを取るメリット
続いて、効果的なアポイントを取ると商談でどのようなメリットがあるかを紹介していきましょう。
初対面で好意的な関係を築きやすくなる
初対面の場合、効果的なアポイントを取ることができれば好意的な関係を築きやすくなります。多くの場合、初対面のアポイントでは人間関係の構築からスタートしますが、効果的なアポイントを取ることができれば人間関係の構築が容易になる可能性が高まります。
顧客からの第一印象は対面した時に決まるのではありません。アポイントを取るための電話やメールでのやり取りで第一印象が決まります。初対面の場合、アポイントを取る時の印象が良ければ顧客は実際に対面した時にも「やっぱり良い人だ」と再認識し、より「良い人」の印象が強くなります。このように第一印象のイメージがその人の評価になる心理効果が「初頭効果」です。効果的なアポイントを取ることができれば、初頭効果を発揮して、より良いイメージで商談に臨むことができるでしょう。
アポイントが終わったタイミングでは、「親近効果」も活用しましょう。親近効果は、初頭効果とは逆に「最後に持った印象が持続する」という心理効果です。初対面で初頭効果と親近効果を活用できれば、今後のビジネスがスムーズになるでしょう。
スムーズに商談に移ることができる
効果的なアポイントを取ると、スムーズに商談に移ることができるのもメリットです。商談の際には、予め訪問目的や検討してもらいたい事項を伝えることで商談がより具体的になります。目的が不明確なアポイントではお互いの時間を浪費してしまうことになるため、実りある商談にすることも重要です。
スムーズに商談に移行するためにも、アポイントの段階で訪問時の内容について顧客と共通の認識を持っておくと良いでしょう。
効果的なアポイントを取るための方法
効果的なアポイントを取るための方法には以下の4つのテクニックがあり、アポイントを取る順番に紹介していきます。どれもすぐに導入できるものですので、ぜひ次のアポイントから試してみてください。
スケジュール候補は自分から提示する
人間にとって「予定を決める」という行為は心理的にハードルがあり、脳にストレスがかかります。人間関係が構築できていない顧客とアポイントを取る場合、「顧客のスケジュールに合わせよう」と考え、先に顧客のスケジュールを聞くと「今は忙しいから無理」と答えられてしまう可能性があります。
アポイントを取る際には、顧客のストレスを減らすためにも自分からスケジュールを提示しましょう。例えば、「来週の水曜日か木曜日はいかがでしょう？」と聞くだけでアポイントを断られるリスクが減ります。
特に初対面や関係構築が十分ではないタイミングや、顧客が繁忙期などの場合には自らスケジュールの候補を提示していきましょう。
訪問の目的や検討事項、メリットなどを共有しておく
アポイントが決まったら、訪問の目的を予め伝えておきましょう。仮に営業担当者が交代した場合の挨拶が目的の場合でも、挨拶をするだけでは顧客にとってメリットがありません。特に目的が決められない場合には「何か知りたい情報はありますか？」「業界の動向についてご紹介します」など、顧客に役立つ情報提供を目的にしても良いでしょう。
具体的な商談に入っている場合には、予め検討しておいて欲しい事項などを伝えると、顧客は自分とのビジネスについてより長い時間を割いて検討することになります。この声かけによって、顧客が購入を決めない理由や、十分に納得できていない理由が分かる可能性があります。顧客の状況を把握する意味でも、訪問目的や検討事項についてはアポイントを取るタイミングで触れておくと良いでしょう。
また、実際に対面していなくても、意識を自分に向けてもらうことで「単純接触効果」が期待できます。単純接触効果とは、「会う機会の多い人に親近感を持ちやすい」という心理的効果ですが、意識を向けてもらうだけでも親近感を持ってもらいやすくなります。少しでも自分に意識を向けることで、ビジネスチャンスを高めていきましょう。
「会えることを楽しみである」と伝える
アポイントの電話やメールの結びには「お会いできるのを楽しみにしています」という一言を添えましょう。理由は、前述した「親近効果」が期待できるからです。大抵の人は自分が関心を持っていなかったとしても「楽しみにしている」と言われると悪い気にはなりません。その印象を次のアポイントまで持続させることができるのが「楽しみにしている」という一言です。
また、「返報性」（何かしてもらったら、それに対してお返しをしたくなること）が働くため、顧客も自分との商談が楽しみになることが期待できます。これにより、顧客との人間関係が強化されるため、電話を切る前やメールの文末に添えておきましょう。
事前に必要な資料を送付する
商談にあたって必要な資料があれば、メールで事前に送付することも効果的です。資料に目を通すかどうかは顧客次第ですが、あらかじめ資料を渡しておくことで、顧客の注意を自分に向けることができるため単純接触効果が期待できます。
また、熱心な顧客であれば事前に資料に目を通してくれるので、商談時には顧客にも情報がある状態からスタートできるため、説明の手間が省け、より深い議論やセールスが可能となります。
資料を送るだけで、より効果的なアポイントになる確率が高まります。次のアポイントが決まったら、ぜひ必要な資料を送付してみてください。
スミタイ向上委員長のまとめ
今回は、商談をうまく進めるために効果的なアポイントの取り方について紹介してきました。特に営業パーソンにとってアポイントを取るのは日常業務のひとつですが、小さな工夫を積み重ねるだけでいつものアポイントが成果の出やすいアポイントに変わります。
1週間や1ヶ月で訪問できる企業数には物理的な限界があります。だからこそ、より短時間で効果的に商談を進めていくことが求められます。顧客との関係づくりがスムーズにできれば効率的にビジネスを進めることは十分に可能です。今回はすぐに取り入れる事ができるテクニックばかりをご紹介しました。ぜひ皆さんも明日からの仕事に取り入れていき、ライバルに差をつけていきましょう。
